Naast de klassieke uitwisseling voor studie of voor stage kun je als student met het Erasmus+ programma voortaan ook voor een kortere periode op uitwisseling. Dit kan in het kader van een Blended Intensive Programme (BIP).

Wat is een Blended Intensive Programme?

Een BIP is een programma  (een cursus, opleidingsonderdeel of module) waarbij je als student met studenten en docenten uit verschillende instellingen in een online gedeelte samenwerkt en ook fysiek  samenkomt. De fysieke component duurt minimum 5 dagen en maximaal 30 dagen. De studielast voor studenten is minstens 3 studiepunten = ECTS (voor de fysieke en virtuele component samen).

Kan ik zelf een BIP kiezen?

Veel universiteiten in Europa organiseren een BIP. De UGent moet met de universiteit die zo’n BIP organiseert een inter-institutioneel Erasmus+ akkoord hebben. Bij voorkeur neem je deel aan een BIP die georganiseerd wordt in partnerschap met de UGent. Heb je iets interessants ontdekt, vraag dit dan zeker na in je opleiding.

Wie kan mij op weg helpen?

• Met concrete administratieve vragen (bv. aanvraagformulier, beurzen, …) over een Erasmus deelname kan je altijd terecht op de Afdeling Internationalisering.
• Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle academische vragen (mogelijkheden, studieprogramma, …) bij de FCI-voorzitter/medewerker.

Telt dit mee in mijn opleiding?

Ja, een deelname aan een BIP wordt als een deel van het curriculum gezien. Je moet dan een learning agreement invullen via het curriculum in uitwisseling in Oasis (vergeet de virtuele component niet te beschrijven!).

Moet ik inschrijvingsgeld betalen aan de gastinstelling?

Je moet geen inschrijvingsgeld betalen voor de BIP maar misschien wel een inschrijvingskost voor logement/catering/sociale activiteiten.

Moet ik me hiervoor ergens aanmelden? Zijn er deadlines?

Net zoals voor klassieke studentenmobiliteit, moeten uitgaande deelnemende UGent studenten tijdig een uitwisselingsaanvraag indienen via OASIS voor het mobiliteitsdoel “Blended programma van korte duur”. Zorg ervoor dat je je aanvraag indient voor de eerste maandag van de maand voorafgaand aan de maand van vertrek. OPGELET : De instelling/universiteit waar je de BIP volgt, heeft ook eigen deadlines en vraagt mogelijks ook nog een aparte inschrijving/aanmelding.

Krijg ik een Erasmus+beurs?

Ja, tot nu toe hebben alle studenten recht op een Erasmus+ beurs, mits ze aan alle administratieve formaliteiten voldoen.

Als je uitwisselingsaanvraag werd goedgekeurd én je UGent-inschrijving voor volgend academiejaar is in orde, moet je je beurscontract via Oasis elektronisch ondertekenen. Bekijk nog even de data van je uitwisseling vooraleer je het contract ondertekent. Je krijgt hierover de nodige informatie via het International Support Team van de afdeling Internationalisering.

• Voor studenten bedraagt de individuele steun:
  
  • Tussen 5-14 dagen 70 EUR per dag (met een top up van 100€ voor bepaalde studenten oa. studietoelage Vlaamse gemeenschap, werkstudentstatuut….)
  • Tussen 15-30 dagen 50 EUR per dag (met een top up van 150€ voor bepaalde studenten oa. studietoelage Vlaamse gemeenschap, werkstudentstatuut….)
• Een reisdag vóór de activiteit en een reisdag na de activiteit worden gedekt door individuele steun (berekend volgens de afstand).  Deze hoef je niet te registreren in Oasis, wij berekenen deze voor jou bij de betaling van je beurs.
• Sommige studenten (studenten met studietoelage Vlaamse gemeenschap, werkstudentstatuut….) komen ook in aanmerking voor een reisvergoeding.

Zijn er naast mijn uitwisselingsaanvraag in OASIS nog veel administratieve formaliteiten?

Je krijgt van International Support Team ook meer info over eventuele andere zaken waarmee je rekening moet houden en de op te volgen formaliteiten

• Aangezien je in een andere taal gaat studeren wil de EU dat je goed voorbereid op uitwisseling gaat , ook al is het voor een kortere periode. Je moet dan ook een korte taaltest doen via het Online Language Support systeem (OLS). Je ontvangt hiervoor tijdig de nodige informatie
• Het beurscontract vind je in Oasis bij je uitwisselingsaanvraag.
• De studenten enquête krijg je automatisch toegestuurd op je ugent-mailadres op basis van de geplande data in Oasis.

Uiteraard willen we ook weten of je echt aanwezig bent geweest. Hiervoor vragen we dat je een Certificate of Stay laat ondertekenen bij aankomst en vertrek. Dit document dien je op te laden in Oasis.

Moet ik zelf vervoer en verblijf regelen?

Dat hangt af van de organisatie ter plekke. Vraag zeker na wat de beste opties zijn.

Overweeg sowieso een duurzaam alternatief voor het vliegtuig om af te reizen naar en van je bestemming. Verplaatsingen met de bus, trein of boot hebben minder impact op het klimaat en hoeven ook niet noodzakelijk veel te kosten. De reisduur zal soms iets langer zijn maar je krijgt hiervoor extra dagen beurs wanneer je ons kan aantonen dat je een duurzaam vervoersmiddel gebruikt hebt voor je verplaatsing naar je gastinstelling én je terugreis naar UGent. Hiervoor krijg je een top-up van 50 euro.

Je laadt de bewijsstukken van green travel (=trein/bus/bootticket) op in Oasis via documenten in je uitwisselingsaanvraag .

Wat met verzekering?

Studenten ingeschreven aan de UGent zijn verzekerd tegen verschillende risico’s. Elke verzekering bevat voorwaarden en limieten.

• Van een aantal verzekeringen kan je genieten zonder zelf een premie te moeten betalen. De UGent betaalt de premies.
• Voor andere verzekeringen moet je zelf een premie betalen.

Meer info over verzekering vind je op de website van de Afdeling Juridische Zaken of via jouw privé verzekering.

Gelieve bij ongeval tijdens je universitaire activiteiten aan de gastinstelling onmiddellijk contact op te nemen met de UGent Afdeling Juridische Zaken en met de Afdeling Internationalisering.

Wat als er iets gebeurt?Wat moet ik zeker doen?

• Consulteer tot kort voor je vertrek de reisadviezen van de FOD Buitenlandse Zaken voor het land/de streek van bestemming; bij twijfel contacteer actueel@ugent.be.
• Houd je aan de plaatselijke richtlijnen en volg de veiligheidsvoorschriften op.
• Registreer je (indien je de Belgische nationaliteit hebt) in de tool van de FOD Buitenlandse Zaken zodat de consulaire diensten je snel kunnen opsporen of (indien je een andere nationaliteit hebt) in een gelijkaardig systeem van jouw land.
• Zorg ervoor dat je persoonlijke contactgegevens in My OASIS zijn ingevuld.
• Volg de adviezen op van de gastinstelling/stageplaats.
• Aarzel niet de nodige stappen te zetten als er zich iets voordoet. Bij mogelijke problemen doe je het volgende:

• Bij ernstige problemen contacteer de hulpdiensten. Het noodnummer 112 geldt in alle EU landen maar ook in heel wat andere landen.

• Neem zo snel mogelijk contact op met de dichtstbij zijnde ambassade/consulaat. Als je niet de Belgische nationaliteit hebt contacteer je je eigen Ambassade/Consulaat.
• Contacteer zo  snel mogelijk de UGent (tijdens de kantooruren naar actueel@ugent.be en/of 24/24 - 7/7  op + 32 9 264 88 88 of permanentie@ugent.be, ook om te laten weten dat je ok bent)
• Laat ook snel iets weten aan de contactpersoon die je hebt aangeduid in OASIS.  Zet ook de FCI-medewerker van je faculteit in cc.

Bij persoonlijke ongevallen of ziekte contacteer je zo snel mogelijk je ziekenfonds en verzekeraar.

Geïnterpreteerd?

Je deelname aan de BIP wordt erkend als een vergelijkbare studieperiode aan de thuisinstelling (ook al kan de inhoud van de vakken licht verschillen). De meeste Europese landen hanteren een verschillend examen- en quoteringssysteem.

De evaluatie en quotering van Erasmusstudenten gebeuren volgens het systeem van de gastuniversiteit, dat vaak afwijkt van het UGent-systeem. Daartoe werd binnen het ECTS-systeem een omrekeningssleutel vastgelegd opdat de behaalde buitenlandse studieresultaten door de examencommissie ingepast kunnen worden in het definitieve eindresultaat aan UGent.

Neem in elk geval vóór je terugkeer naar UGent contact op met je gastpromotor zodat deze je studieresultaten tijdig terugstuurt. Sommige universiteiten kunnen dit puntenbriefje (= transcript of records) niet vóór je vertrek afleveren. Zorg in dit geval dat je weet wie de contactpersoon in je gastinstelling hiervoor is en wanneer je het puntenbriefje dan wel kan ontvangen. Ga ook na of je het puntenbriefje elektronisch of in briefvorm zal ontvangen.