Aanvraagformulier en studieprogramma in het buitenland

Reisadvies UGent CORONA

Op dit moment krijgt geen enkele student van de Universiteit Gent nu al de toestemming om volgend academiejaar naar het buitenland af te reizen in het kader van de studies. Een goedgekeurde uitwisselingsaanvraag, een aanvaarde nominatie door je gastinstelling, een positief signaal van je stage-organisatie of de toekenning van een beurs zijn momenteel allemaal voorwaardelijk.

De UGent raadt aan om gezien de onzekerheid, nog geen kosten te maken voor je uitwisseling die je niet kan terugvorderen!

Corona en reizenbeleid UGent

Corona en UGent-beleid naar het buitenland voor studie

Aanvraagformulieren voor uitwisseling voor studie in 2021-22 - deadline voorjaar 2021

Hieronder een overzicht van belangrijke deadlines voor uitwisseling voor studie - meer info  stappenplan uitwisselingsstudent.

 

  • 13/1/2021 -  portfolio kandidaturen bestemmingen buiten EU en aanvraag in oasis
  • 9/2/2021 16u - kandidaturen bestemming binnen EU  via aanvraag in oasis  en dossier volgens richtlijnen in handleiding 1.
  • Opgeven van voorkeur bestemmingen binnen EU en registratie via oasis (min 2 max 4 bestemmingen – min 1 prioritair COM)

    Aanvraagdossier bestaat uit:

    1. OASIS  registratie voor uitgaande uitwisselingsstudenten in 2021-2022 

       registreer tabblad taalkennis, contact en motivatie,  curriculum in uitwisseling is nog niet nodig

    2. Doormailen naar RIO 

    -  Sjabloon excel studieprogramma 21-22 uitwisselingsvakken en UGent-vakken (tabblad curriculum en tabblad voorbereidingen)

    -  Learning agreement of curriculum in uitwisseling is nog niet nodig!

  • 28/2/2021 - Beursaanvraag studie, stage of onderzoek buiten EU 

Meer informatie over kandidaatstelling tijdens de infosessie (12/11/2020) - Powerpoint en handleiding 1 op UFORA Welcome Abroad 

Aanvraagformulieren voor uitwisseling voor studie in 2021-22 - deadline zomer 2021

Extra Deadline 2e Oproep Beurzen binnen en buiten EU - dossier indienen in zomer en uiterlijk tegen 1/10/2021.

Contacteer rio.psw@ugent.be voor de modaliteiten.

Deadlines Curriculum in uitwisseling

  • jaar voor de uitwisseling: voor 15 juni : 
    • programmavoorstel in curriculum in uitwisseling in oasis uitwisselingsaanvraag
  • tijdens jaar van uitwisseling 
    • 15 oktober voor alle vertrekkende studenten met mogelijkheid tot wijzigen in sem 2; getekend learning agreement (changes to learning agreement) opladen uiterlijk 1 november
    • 28 februari voor uitwisselingen in sem 2; getekend learning agreement (changes during mobility) opladen uiterlijk 10 maart

Richtlijnen Curriculum in uitwisseling:

  • handleiding 3 - te vinden op UFORA Welcome Abroad
  • inhoudelijke tips over samenstelling vakkenpakket (ook onderzoekspaper/masterproef) in de excel per studieprogramma  - te vinden op UFORA Welcome Abroad of gedeeld met student via One Drive
  • reglement uitgaande uitwisseling PSW 

Studieprogramma in gastinstelling - uitwisseling voor studie in 2021-22 - procedure voor je vertrek

Curriculum in uitwisseling en learning agreement via oasis in uitwisselingsaanvraag - traject voor vertrek

  • Ga direct naar stap 3 indien er geen wijzigingen zijn aan je voorgestelde studieprogramma.
  • Vertrek je in semester 1: dan kan je stap 5 t.e.m. 7 afhandelen wanneer de gastinstelling ernaar vraagt (meestal als onderdeel van je aanvraagprocedure in de gastinstelling)
  • Vertrek je pas in semester 2: dan kan je stap 5 t.e.m. 7 afhandelen in het najaar (als onderdeel van je aanvraagprocedure in de gastinstelling.)

  1. Pas het studieprogramma aan in gedeelde excel via one drive. In deze excel vind je een tabblad met je voorstel studieprogramma, een tabblad met  richtlijnen voor het samenstellen van je studieprogramma tijdens je uitwisseling, een tabblad met communicatie tussen betrokkenen, een tabblad voor communicatie mbt je GIT indien van toepassing. Dit is een belangrijk document die je steeds verder kan aanvullen tijdens je hele traject.
  2. Mail naar beoordelaar per opleiding (VIA Vakgroepinternationaliseringsassistent) bij wijzigingen en vraag advies over je voorgesteld vakkenpakket.
  3. Noteer je uitwisselingsvakken in oasis - uitwisselingsaanvraag - studieprogramma (curriculum - curriculum in uitwisseling= CIU).
  4. Leg je studieprogramma curriculum in uitwisseling voor in oasis  - deadline 15/6. 
  5. Download de learning agreement ( before mobility) (LA) uit oasis/uitwisselingsaanvraag.
  6. Bij positief advies op je voorstel mail je het document learning agreement naar rio.psw@ugent.be voor de handtekening. Daarna kan je het overmaken aan de gastinstelling meestal. samen met je aanvraagdocumenten - bij voorkeur digitale afhandeling van de documenten
    Opm: we aanvaarden ook learning agreement documenten van de gastinstelling
  7. Upload de getekend learning agreement (before mobility)  in oasis (uitwisselingsaanvraag documenten) wanneer de 3 partijen hebben getekend

Opm. Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar ugent coordinator per opleiding.

Studieprogramma in gastinstelling - uitwisseling voor studie in 2021-22 - procedure tijdens je verblijf

Tijdens jaar van uitwisseling moeten alle wijzigingen gebeuren in oasis/curriculum niet langer in oasis/uitwisselingsaanvraag - meer info zie handleiding 3 

  1. studieprogramma samenstellen/aanpassen in de gedeelde excel op ugent one drive
    • hou rekening met de richtlijnen genoteerd in de gedeelde excel
    • voeg evt. commentaar toe op tabblad communicatie FCI
  2. mail naar beoordelaar per opleiding (VIA Vakgroepinternationaliseringsassistent) bij wijzigingen en vraag advies over je voorgesteld vakkenpakket.
  3. bij positief advies: vakken ingeven in oasis (curriculum - curriculum in uitwisseling= CIU) 
    • indien curriculum reeds in voorstel staat, gelieve RIO te contacteren
  4. leg je curriculum in uitwisseling voor in oasis - deadline 15/10 -
    • je krijgt een automatisch bericht uit OASIS dat je curriculum zal worden beoordeeld door de UC - uitwisselingscoördinator - deze goedkeuringen gebeuren ten laatste eind november
  5. bij positief advies (op je voorstel in excel in one drive) kan je de learning agreement  (changes to learing agreement - during mobility) (LA) downloaden uit oasis/uitwisselingsaanvraag
  6. stuur de learning agreement (getekend door de gastinstelling en door jezelf) naar rio.psw@ugent.be  voor de digitale afhandeling van de documenten 
  7. uiterlijk 1 november: door 3 partijen (inclusief student) getekend learning agreement opladen in oasis (uitwisselingsaanvraag documenten)

OPM Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar ugent coordinator per opleiding.

Studieprogramma tijdens  jaar van uitwisseling voorleggen of wijzigen - uitwisseling voor studie in 2021-22 tijdens 2e semester 

Tijdens jaar van uitwisseling moeten alle wijzigingen gebeuren in oasis/curriculum niet langer in oasis/uitwisselingsaanvraag - meer info zie handleiding 3. 

Alle studenten moeten hun curriculum (Ugent vakken en uitwisselingsvakken) in voorstel plaatsen tegen 15/10/2021 - facultaire deadline.

  • je krijgt een automatisch bericht uit OASIS dat je curriculum zal worden beoordeeld door de UC - uitwisselingscoördinator
  • curricula met een uitwisselingsverblijf in 2e semester worden ten laatste eind november goedgekeurd (reden - mogelijke wijzigingen van uitwisselingsvakken bij de aanvraagprocedure)

Bij wijzigingen uitwisselingsvakken voor je verblijf in  2e semester

Na je aanvraag bij de gastinstelling worden je uitwisselingsvakken mogelijks aangepast.

  1. gewijzigd studieprogramma aanpassen in de gedeelde excel op ugent one drive
    • hou rekening met de richtlijnen genoteerd in de gedeelde excel
    • voeg evt. commentaar toe op tabblad communicatie FCI
  2. mail naar beoordelaar per opleiding (VIA Vakgroepinternationaliseringsassistent) bij wijzigingen en vraag advies over je voorgesteld vakkenpakket.
  3. bij positief advies: gelieve RIO te contacteren met de mogelijke wijzigen in je curriculum (je curriculum in OASIS wordt weer open gezet of aangepast door RIO)
    • tussen eind november en begin februari worden mogelijke wijzigingen uitgesteld tot de periode van je effectief verblijf - dit om het aantal wijzigingen van het curriculum in OASIS te beperken.
  4. nadien kan je de learning agreement  (changes to learing agreement - during mobility) (LA) downloaden uit oasis/uitwisselingsaanvraag
  5. stuur de learning agreement (getekend door de gastinstelling en door jezelf) naar rio.psw@ugent.be  voor de digitale afhandeling van de documenten 
  6. uiterlijk 10 maart: door 3 partijen (inclusief student) getekend learning agreement opladen in oasis (uitwisselingsaanvraag documenten)

OPM Voor UGent akkoord en handtekeningen op je documenten zoals learning agreement altijd doormailen naar rio.psw@ugent.be niet naar ugent coordinator per opleiding.

 Deadline: 

  • 28 februari wijzigingen voor curriculum
  • Getekend learning agreement changes opladen in OASIS uiterlijk 10 maart

Uitzonderingen:

  • Studenten met latere start dan 28/2 in sem 2 contacteren de beoordelaar per opleiding en rio.psw@ugent.be met voorgestelde wijzigingen in hun studieprogramma en een korte motivatie waarom het programma zo laat wordt gewijzigd.
    • Noteer de voorgestelde wijzigingen duidelijk in de excel - correcte titel - studiepunten - vervangend UGent vak - welk vak moet worden geschrapt. 

Online learning agreement

Vanaf 2021 wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de Online learning agreement voor Erasmus+ uitwisselingen. De UGent zal deze procedures volgen maar we werken tevens met het learning agreement dat via Oasis kan worden afgedrukt,

Volg de richtlijnen van de UGent Afdeling Internationalisering.

Fouten in de learning agreement

Indien na je verblijf fouten staan in je learning agreement dan moet de student manueel een wijziging learning agreement opstellen, laten tekenen door de gastinstelling en bezorgen aan RIO.

Sjabloon learning agreement

Nadien zal je curriculum in oasis worden rechtgezet.

Curriculum in uitwisseling in OASIS

  • voor 15/6: curriculum in uitwisseling ingeven
  • goedkeuring van curriculum in uitwisseling in OASIS: tijdens je verblijf en na het ontvangen van een goedgekeurde en getekende learning agreement die in overeenstemming is met de gegevens op je door de opleiding goedgekeurde studieprogramma op uitwisseling (excel  op one drive.)

Beoordelaar per opleiding

  • Beoordelaar per opleiding = vakgroepinternationaliseringsassistent (Chantal Tant - POL; Peter Mechant - COM; Sam Gorleer - SOC)
  • voor GIT-studenten tevens advies van trajectbegeleider bij het begin van het academiejaar

Stappenplan uitwisseling voor studie

Voor richtlijnen zie Stappenplan naar het buitenland voor studie