COVID-19 maatregelen Doctoral Schools

De Doctoral Schools nemen een aantal maatregelen om ervoor te zorgen dat doctoraatsopleidingen aan de Universiteit Gent gebeuren in overeenstemming met de universitaire richtlijnen inzake onderwijsactiviteiten en COVID-19.


Laatst bijgewerkt: 01/10/2021, 09:00.

Doctoraatsverdedigingen

In één oogopslag:
  • De rector heeft besloten dat online doctoraatsverdedigingen een optie blijven tot ten minste het einde van het academiejaar (2021-2022).
  • Interne doctoraatsverdedigingen kunnen op de campus worden gehouden. Voor meer informatie, zie de richtlijnen hieronder.

Openbare on-campus doctoraatsverdedigingen

Openbare on-campus doctoraatsverdedigingen volgen de richtlijnen voor evenementen zoals die beschreven staan op de "Veilig terug aan het werk" pagina.

Er is een tent beschikbaar voor buitenrecepties ikv openbare verdedigingen in de Aula. Voor meer informatie over deze tent en hoe deze tent te boeken, zie deze infopagina.

Digitale doctoraatsverdedigingen: videoconferenties en livestream

Videoconferenties (online interne verdediging)

Een interne verdediging kan digitaal plaatsvinden als een gewone videoconferentie. De Universiteit Gent biedt ondersteuning voor videoconferenties via Microsoft Teams en Starleaf.

Andere opties zoals Skype zijn beschikbaar, maar let op: er is geen UGent-ondersteuning voor deze opties.

Op advies van de IT-afdeling van de Universiteit Gent, haar functionaris voor gegevensbescherming en de voorzitter van het Privacy- en Gegevensbeschermingscomité is het gebruik van Zoom voor interne doctoraatsverdedigingen verboden. Deze beslissing werd genomen omwille van ernstige veiligheids- en GDPR-gerelateerde bezorgdheden.

Livestream (enkel openbare verdediging)

Online openbare verdedigingen en on-campus openbare verdedigingen met publieksbeperkingen (i.e. als de coronacapaciteit van de zaal lager ligt dan het verwachte aantal toeschouwers) moeten live worden uitgezonden om het (wettelijk verplichte) openbare karakter van de openbare verdediging te behouden. Online openbare verdedigingen kunnen dus niet als gewone videoconferentie worden gehouden, omdat ze niet voor het publiek toegankelijk zijn. Hieronder vindt u een beschrijving van een van de manieren waarop u uw openbare verdediging kunt livestreamen op een manier die aan die wettelijke vereisten voldoet, gebruikmakend van de infrastructuur die aan de Universiteit Gent beschikbaar is. Er zijn alternatieven beschikbaar, maar hou er rekening mee dat er geen UGent-ondersteuning is voor deze opties.

De livestream voor een online publieke verdediging moet duidelijk worden aangekondigd (bv. in de uitnodiging voor de doctoraatsverdediging, of door te vragen dat doctoraat@ugent.be de URL naar de livestream feed opneemt in het gepaste UGent agendapunt).

Gelieve op te merken dat doctoraten waarbij beperkingen en/of vertrouwelijkheid werden opgelegd ter bescherming van onderzoeksresultaten die waarde kunnen creëren, geen gebruik kunnen maken van deze mogelijkheid voor hun publieke verdediging (cf. OER art. 97 §8). Indien u als doctorandus bezig bent met een doctoraat waarbij beperkingen en/of vertrouwelijkheid zijn opgelegd, en u uw werk in de nabije toekomst wenst te verdedigen, gelieve ons te contacteren op doctoralschools@ugent.be.

Wat Uitleg Handleiding voor organisatoren Handleiding voor toehoorders
Microsoft Teams

De Microsoft Teams-omgeving van de Universiteit Gent, toegankelijk via browser (in het Engels) of via de app.

FAQ 

Meer informatie en handleidingen zijn hier (in het Engels) te vinden. Een Nederlandstalige video-tutorial vind je hier.

Zorg ervoor dat je de instructies opneemt in de uitnodiging die je verstuurt, en/of in het betreffende agendapunt van de UGent, zodat mensen weten hoe ze je verdediging digitaal kunnen bijwonen (zie volgende column).

Nb: test dit zeker op voorhand uit!

De link om deel te nemen aan de doctoraatsverdediging zal u per e-mail worden meegedeeld.

Na het aanklikken van de link wordt u in een wachtkamer geplaatst.

Alleen de leden van de Examencommissie mogen hun microfoon en camera activeren. Andere aanwezigen staan op 'mute'. Vragen tijdens de verdediging kunnen via chat gesteld worden.

Doctoraatsverdedigingen: Uitzonderingen op regelgeving vanwege coronavirus

Promovendi mogen via videoconferentie verdedigen (zowel interne als openbare verdediging). Als zodanig wordt een gedeeltelijke vrijstelling van OER art. 95, §2 gemaakt, en specifiek van de cumulatieve voorwaarden die als opsommingsteken onderaan §2 staan. Deze maatregel houdt tevens in dat de verdediging geheel via videoconferentie kan plaatsvinden, aangezien leden van de Examencommissie als vanzelfsprekend via teleconferentie aanwezig kunnen zijn. De Rector heeft besloten dat promovendi in ieder geval tot het einde van het academisch jaar 2020-2021 deze mogelijkheid hebben om digitaal te verdedigen.
Gelieve er rekening mee te houden dat doctoraten waarbij beperkingen en/of vertrouwelijkheid zijn opgelegd ter bescherming van onderzoeksresultaten die waarde kunnen creëren, geen gebruik kunnen maken van deze mogelijkheid voor hun publieke verdediging (cf. OER art. 97 §8). Als je als promovendus bezig bent met een promotie waarbij beperkingen en/of geheimhouding zijn opgelegd, en je wilt je werk in de nabije toekomst verdedigen, neem dan contact met ons op via doctoralschools@ugent.be.

Let op: faculteiten kunnen aanvullende maatregelen hebben getroffen - kijk op de website van je faculteit, en neem contact op met het decanaat van je faculteit om je te informeren.

Indienen van je proefschrift

Neem contact op met de decaan van je faculteit om te zien hoe je je proefschrift kunt indienen onder de facultaire maatregelen om de verspreiding van COVID-19 te helpen vertragen.

COVID-gerelateerde vrijstellingen voor (verplichte) doctoraatsopleidingen


Als u binnenkort moet promoveren en u kunt het curriculum van uw doctoraatsopleiding niet afmaken vanwege de maatregelen die zijn genomen om de verspreiding van het coronavirus te helpen afremmen, dan kunt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vrijstelling, mits u kunt aantonen dat als gevolg van de maatregelen in verband met het coronavirus

  1. een activiteit waarvoor je je had ingeschreven is geannuleerd of verplaatst naar een datum die later ligt dan de geplande datum voor het inleveren van je proefschrift; en
  2. er zijn geen geschikte (digitale) alternatieven voor je beschikbaar.

Als je aan deze twee voorwaarden voldoet, kun je met dit formulier een gemotiveerd verzoek tot (gedeeltelijke) vrijstelling indienen. Stuur het ingevulde formulier naar doctoralschools@ugent.be. N.b.: het formulier moet (digitaal) ondertekend worden door zowel de promovendus als zijn/haar promotor.

Veel gestelde vragen

  1. Moet ik voldoen aan de laatste richtlijnen van de overheid als mijn openbare verdediging gepland was voordat de wijziging bekend werd gemaakt?
    Ja, ongeacht wanneer het evenement gepland was, moeten de maatregelen die op dat moment van kracht waren, worden nageleefd. Plan hoe u op korte termijn een verandering in de zaalcapaciteit of een verandering van format (van on campus naar digitaal of vice versa) kunt regelen.

Vragen?

Als u vragen heeft over het bovenstaande, kunt u contact met ons opnemen via doctoralschools@ugent.be.

Gerelateerde inhoud