Voor het volledige universitair reglement doctoreren wordt verwezen naar de geldende versie van het ‘OER Doctoreren’ van de UGent.

Artikel 1. Inschrijving & Herinschrijving

 1.1 Eerste inschrijving

Alle aanvragen voor de eerste inschrijving van een nieuwe doctoraatskandidaat dienen te worden opgestart door de administratief verantwoordelijke promotor of hun proxy via Oasis (met link).

Deze online procedure voor inschrijving en registratie vervangt het formulier 'Application for the first enrolment for the doctorate' voor kandidaten met een Belgisch/Luxemburgs/Nederlands diploma, en de PhD Wizard voor internationale kandidaten.

Werkwijze (NL)

Procedure (EN)

Algemene info

Info betreffende betaling

Eenmaal ingeschreven is de kandidaat-doctoraatstudent vrij om via http://oasis.ugent.be opleidings-onderdelen, die aangeboden worden via de Doctoral Schools, toe te voegen aan het curriculum.

Elke nieuw ingeschreven doctoraatsstudent is verplicht een digitaal introductietraject (online leerpad), aangeboden door de Doctoral Schools, te doorlopen. Vrijstellingen voor het verplichte introductietraject kunnen, na een gunstig advies van de betrokken directeur van de Doctoral School, verleend worden in volgende gevallen: aan doctoraatsstudenten met een eerste inschrijving voor het academiejaar 2020-2021 die na een onderbreking van minstens een jaar opnieuw een eerste inschrijving moeten doen in of na het academiejaar 2020-2021, doctoraatsstudenten die een gezamenlijk doctoraat voorbereiden in het kader waarvan ze maar beperkt aan de UGent aanwezig zullen zijn, of aan doctoraatsstudenten die zich na een periode van zelfstandig onderzoek zonder affiliatie enkel inschrijven om het doctoraatsexamen af te leggen aan de UGent.

Praktische info:  http://www.ugent.be/nl/onderzoek/doctoreren/doctoraatsopleiding.htm.

Contact: doctoralschools@UGent.be.

Buitenlandse studenten kunnen met administratieve vragen terecht bij: PhDadmission@UGent.be.

Gezamenlijk doctoraat

Studenten kunnen een doctoraat afleggen onder de gezamenlijke supervisie van de UGent en één of meer partnerinstellingen in het kader van een samenwerkingsovereenkomst tussen de student en de betrokken instellingen overeenkomstig het Besluit van het Bestuurscollege van de Universiteit Gent inzake het afsluiten van samenwerkingsovereenkomsten voor het gezamenlijk superviseren en diplomeren van een doctoraat (‘Gezamenlijk doctoraat’/ ‘Jointly Supervised PhD’/ ‘Cotutelle’). Aanvragen voor joint PhD’s dienen uiterlijk één jaar voor het aflopen van het onderzoek te worden gericht aan de Joint PhD coördinatoren via jointPhD@ugent.be.

Voor joint PhD’s met Europese instellingen of met niet-Europese instellingen waarmee de faculteit een geldig Cooperation Agreement heeft, wordt gewerkt met een studentspecifieke joint PhD overeenkomst “Partnership agreement governing the joint supervision and awarding of a doctorate between Ghent University and [name partner institution]”.

Voor joint PhD’s tussen Vlaamse universiteiten, gebruik de volgende template: Download Template contract joint PhD

 

Voor joint PhD’s met niet-Europese instellingen waarmee de faculteit geen geldig Cooperation Agreement heeft, dient een voorafgaande kwaliteitscheck te gebeuren a.d.h.v. een “Info Sheet New Cooperation Joint PhD”. Na voorleggen van de Info Sheet aan de betreffende faculteit via de Facultaire Commissie voor Internationalisering (FCI) en goedkeuring ervan door de faculteit wordt een raamovereenkomst joint PhD “Partnership agreement governing the joint supervision and awarding of a doctorate between Ghent University and [name partner institution]” onderhandeld tussen de faculteit en de partnerinstelling . De studentspecifieke joint PhD overeenkomst neemt in dit geval de vorm aan van een appendix aan de raamovereenkomst “Appendix to the Partnership agreement for the joint supervision and awarding of a doctorate between Ghent University and [name partner institution]”.

 

Praktische info:

https://www.ugent.be/en/research/doctoralresearch/enrolment-doctorate/joint-phd.

 

Contact: jointPhD@UGent.be.

 

Gecombineerde doctorstitel voor interdisciplinaire doctoraten

Studenten kunnen een doctoraat met een interdisciplinair karakter dat resulteert in een gecombineerde doctorstitel afleggen onder de gezamenlijke supervisie van twee of meer, tot verschillende disciplines/faculteiten behorende UGent-promotoren (minimaal één per betrokken discipline) overeenkomstig het Besluit van het Bestuurscollege van de Universiteit Gent inzake het toekennen van gecombineerde doctorstitels voor interdisciplinaire doctoraten (‘Interdisciplinair doctoraat’). Meer informatie over een Interdisciplinair doctoraat is te vinden op de webpagina, waarbij contact moet opgenomen worden via jointPhD@UGent.be. De aanvraag gebeurt op basis van de inschrijving van de doctoraatsstudent en een Addendum voor het interdisciplinair doctoraat.

De contactpersoon van de hoofdfaculteit coördineert verder de goedkeuringsprocedure, nl. het toetsen van de criteria voor interdisciplinariteit (door de FCWO subcommissie “Doctoraten” (FDOC) in het geval de faculteit diergeneeskunde hoofdfaculteit is), het overleg met de contactpersoon van de partnerfaculteit(en) en het finaal ondertekenen van de documenten door de decaan of afgevaardigde, in het geval van goedkeuring van het interdisciplinaire karakter.
De aanvraag gebeurt uiterlijk drie jaar na de eerste inschrijving voor het doctoraat.
Indien meerdere faculteiten betrokken zijn, dan geldt in de regel dat de procedures en (aanvullende) reglementen van de hoofdfaculteit gevolgd worden. De betrokken faculteiten leggen bij aanvang in het 'Application form for the enrolment in a Combined degree for an interdisciplinary doctorate’ vast welke regelgeving van toepassing is. Het door de doctoraatsstudent en de betrokken decanen en promotoren ondertekend Application form fungeert als interfacultaire overeenkomst voor het interdisciplinair doctoraat. Bijkomende en/of andere voorwaarden waaraan voldaan moet worden (vb. publicatievoorwaarden), worden ad hoc geëvalueerd door de FCWO subcommissie “Doctoraten”.
Voor de faculteit diergeneeskunde bestaat deze FCWO subcommissie “Doctoraten” uit een voorzitter en 4 FCWO ZAP-leden. Deze commissie vraagt eveneens het advies bij de door de partnerfaculteit(en) aangeduide ZAP-leden omtrent de interdisciplinariteit en omtrent eventuele bijkomende en/of andere voorwaarden. Om als interdisciplinair te kunnen worden beschouwd, dient het beoogde doctoraatsonderzoek te voldoen aan de volgende minimale criteria voor interdisciplinariteit:

1. De disciplines en expertises die samengebracht worden in het onderzoeksvoorstel liggen voldoende ver uit elkaar.
2. De inbreng van expertise, kennis en methodologieën vanuit elk van de betrokken disciplines is even sterk nodig om het doctoraatsproject succesvol te kunnen uitvoeren. De uitvoering van het onderzoeksvoorstel is enkel mogelijk door een geїntegreerde, geconcerteerde aanpak. Het onderzoek mag niet opsplitsbaar zijn in meerdere monodisciplinaire onderzoekslijnen die elk onder supervisie van afzonderlijke promotoren kunnen uitgevoerd worden. Een betrokken discipline mag geen hulpwetenschap zijn voor een andere betrokken discipline.
3. De inzichten die verkregen worden bij de uitvoering van het onderzoeksvoorstel moeten resulteren in nieuwe wetenschappelijke inzichten in alle betrokken disciplines of in een kennisuitbreiding in een nieuwe (ontluikende) discipline.

 Praktische info

 

Contact: jointPhD@UGent.be.

 1.2. Herinschrijving

Elk academiejaar ontvangt de doctoraatsstudent een uitnodiging om zich opnieuw in te schrijven (= herinschrijving, dit is gratis) via http://oasis.ugent.be.
Dit is verplicht en verloopt via het opladen van een zelfreflectierapport (omvat minstens een onderzoeksverslag). Als dit rapport goedgekeurd wordt door de promotor(en) (gunstig advies), kan de herinschrijving in orde gebracht worden. Indien de promotor(en) en/of desgevallend de doctoraatsbegeleidingscommissie een ongunstig (negatief) advies uitbrengen over het zelfreflectierapport, dan wordt het zelfreflectierapport en het ongunstig advies voor verdere opvolging overgemaakt aan de FCWO subcommissie “Doctoraten”. Deze commissie gaat hierbij na of de doctoraatsstudent voldoende mogelijkheden heeft gekregen om in het onderzoek voortgang te boeken. De doctoraatsstudent en de promotor(en) hebben het recht te worden gehoord. De facultaire ombudspersoon voor doctorandi woont als waarnemer de bijeenkomst(en) van de commissie bij. Deze commissie maakt binnen de 60 kalenderdagen na het uitbrengen van het ongunstig advies een advies over aan de decaan, waarna vervolgens het facultair bestuur beslist of de doctoraatsstudent de toelating tot herinschrijving wordt toegestaan dan wel geweigerd. De genomen beslissing wordt binnen 30 kalenderdagen schriftelijk door de rector aan de doctoraatsstudent meegedeeld en ook via email door de Doctoral Schools Office.
Belangrijk: Een kandidaat-doctoraatsstudent kan de doctoraatstitel énkel behalen indien de doctoraatsstudent op het moment van de verdediging via diplomacontract is ingeschreven voor het doctoraat en overeenkomstig het geldende Onderwijs- en examenreglement ‘Doctoreren’ voor het doctoraatsexamen!

1.3. Wijziging of stopzetting

Wijziging aan doctoraat: De promotor(en) en doctoraatsstudent kunnen schriftelijk een gemotiveerde vraag tot wijziging van de taal, het onderzoeksonderwerp, de eerder goedgekeurde promotor(en) en/of leden van de doctoraatsbegeleidingscommissie (zie art. 3 infra) richten aan de decaan. De decaan legt deze vraag voor aan de faculteitsraad, die beslist of de wijziging al dan niet wordt toegestaan. Hiervoor kan het formulier “Wijzigingsformulier inschrijving doctoraat (kleine wijziging)” gebruikt worden (met link).
Stopzetting: Indien je wil stoppen met je doctoraat of doctoraatsopleiding, dien je dit eerst te bespreken met jouw promotor(en). Daarna moet je dit persoonlijk of per aangetekend schrijven meedelen aan de Centrale Studentenadministratie (Ufo). Verwittig tevens je Facultaire Studentenadministratie (fdo.di@ugent.be).
Je dient je studentenkaart in te leveren en je verliest jouw UGent-account. Indien je binnen de vier maanden na je inschrijving je contract beëindigt krijg je het studiegeld terug, op een vast bedrag na.

1.4. Datamanagementplan (DMP)

Doctoraatsstudenten stellen aan de start van hun onderzoek een datamanagementplan (DMP) op en dienen dit plan uiterlijk 6 maanden na hun inschrijving voor het doctoraat in op de door de administratie gevraagde wijze. Het DMP dient opgesteld te worden op basis van één van de templates die worden aangeboden via DMPonline.be.
Van doctoraatsstudenten wordt verwacht dat ze hun DMP gedurende de looptijd van het project up-to-date houden. Aan het einde van hun project, maar voor de openbare verdediging van hun proefschrift, dienen doctoraatsstudenten de definitieve versie van hun DMP in.

Artikel 2. Promotor

Elke doctoraatsstudent heeft minstens twee begeleiders. Dit zijn meestal twee promotoren waarvan minstens één een actief ZAP-lid is of een gastprofessor met onderzoeksopdracht binnen de Faculteit Diergeneeskunde of gepensioneerde lid van het ZAP die de toelating heeft verkregen tot de bezoldigde voortzetting van (een deel van) de onderwijsactiviteiten.. Daarnaast kan er één bijkomende promotor worden aangesteld die al dan niet verbonden is aan de UGent. Eén promotor ZAP-lid of gastprofessor met onderzoeksopdracht binnen de Faculteit Diergeneeskunde of gepensioneerde lid van het ZAP die de toelating heeft verkregen tot de bezoldigde voortzetting van (een deel van) de onderwijsactiviteiten wordt aangeduid als “administratief verantwoordelijke promotor” en is het aanspreekpunt voor dit doctoraat binnen de faculteit. Indien het een interdisciplinair doctoraat met een gecombineerde doctorstitel betreft, is het mogelijk dat de administratief verantwoordelijke promotor tot een andere faculteit behoort (in het geval de faculteit Diergeneeskunde geen hoofdfaculteit is, maar partnerfaculteit). Uitzonderlijk kunnen vier promotoren worden aangesteld mits één promotor niet behoort tot de faculteit en enkel na gunstig advies van de Facultaire Commissie voor Wetenschappelijk Onderzoek (FCWO). Dit advies dient uiterlijk één maand voor het indienen van het proefschrift op de faculteitsraad aangevraagd te worden.

Artikel 3. Doctoraatsbegeleidingscommissie

Voor elke doctoraatsstudent kan een doctoraatsbegeleidingscommissie opgericht worden. De doctoraatsbegeleidingscommissie wordt door de promotor voorgesteld en goedgekeurd door de faculteit. De doctoraatsbegeleidingscommissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf leden, onder wie de promotor(en). Ten minste één lid moet een expert zijn van buiten de vakgroep en bij voorkeur een expert van buiten de UGent, ook leden zonder doctoraatsdiploma zijn toegelaten. Het moment waarop de doctoraatsbegeleidingscommissie wordt aangesteld, is vrij te bepalen door de promotor in samenspraak met de doctoraatsstudent. Indien de aanstelling van de doctoraatsbegeleidingscommissie gebeurt op het moment van de aanvraag tot eerste inschrijving voor het doctoraat en doctoraatsopleiding, is eveneens voldaan aan de vereiste dat elke doctoraatsstudent wordt begeleid door minstens twee personen. De aanvraag gebeurt via het formulier “Aanstelling doctoraatsbegeleidingscommissie”.

Artikel 4. Voorwaarden waaraan het proefschrift moet voldoen bij indienen

De hierna vermelde criteria zijn de minimale voorwaarden die de Faculteit Diergeneeskunde oplegt voor de indiening van het proefschrift. De examencommissie oordeelt autonoom over de waarde van het voorgelegde proefschrift. Het conform zijn aan deze minimale voorwaarden is dus niet noodzakelijk voldoende.

Een proefschrift kan worden ingediend wanneer het voldoet aan één van de volgende voorwaarden:

• bevat 3 originele artikels (dit zijn zowel “full articles”, “short communications” als “meta-analysen”, maar geen “letters to the editor”, “opinions”, “commentary” of “reviews”) met de doctoraatsstudent als eerste auteur, die op het moment van neerlegging aanvaard werden voor publicatie in een internationaal tijdschrift met peer review en met een impact factor van meer dan 0,5*.
• bevat 2 originele artikels (cfr. hierboven) met de doctoraatsstudent als eerste auteur, die op het moment van neerlegging aanvaard werden voor publicatie in een internationaal tijdschrift met peer review dat behoort tot de top 50% van de betrokken discipline of een impactfactor heeft van > 2*.
• bevat 1 origineel artikel (cfr. hierboven) met de doctoraatsstudent als eerste auteur, dat op het moment van neerlegging aanvaard werd voor publicatie in een internationaal tijdschrift met peer review dat behoort tot de top 10% van de betrokken discipline of een impactfactor heeft van > 4*.
  • Als impactfactor en ranking van het tijdschrift kunnen zowel het jaar van publicatie, het jaar voordien en twee jaar voordien gekozen worden.
• in het geval er valoriseerbare onderzoeksresultaten in het proefschrift vervat zijn, wordt een ingediende octrooiaanvraag gelijk gesteld aan een publicatie in een internationaal tijdschrift met peer review dat behoort tot de top 50% van de betrokken discipline of een impactfactor heeft van > 2. Het valorisatiepotentieel van de resultaten uit het doctoraatsonderzoek en de noodzaak tot uitstel van publicatie dienen gestaafd te worden met een advies van UGent Tech Transfer en/of van een business developer van een Industrieel Onderzoeksfonds (IOF)-consortium.
• artikels met twee eerste-auteurs (“both authors equally contributed to this study”) tellen volledig mee om aan de hierboven genoemde facultaire norm te voldoen.
• afwijkingen op deze voorwaarden kunnen toegestaan worden door de FCWO mits grondige motivatie en wanneer de doctoraatsbegeleidingscommissie zijn goedkeuring gegeven heeft; en uiterlijk één maand voor het indienen van het proefschrift op de faculteitsraad. Wanneer de doctoraatsbegeleidingscommissie niet opgericht werd, nemen de promotor(en) deze verantwoordelijk voor hun rekening.
  
  Joint PhD studenten tussen Vlaamse universiteiten hebben het recht om met slechts één paper met IF<4 of niet in de top 10% hun PhD thesis in te dienen, maar deze PhD thesis zal aan een extra kwaliteitscontrole onderworpen worden door de examencommissie. Om deze analyse correct te laten verlopen is het verplicht om een lid van de FCWO in te sluiten in de examencommissie.

Vorm van het proefschrift:

• Inhoudstafel
• Lijst van afkortingen
• Introductie
• Doelstelling
• Doctoraatswerk verdeeld over verschillende hoofdstukken. Indien de hoofdstukken gebaseerd zijn op gepubliceerde artikels dient hierbij ook de impactfactor en ranking van het tijdschrift vermeld te worden.
• Algemene discussie en conclusies
• Engelstalige "Summary"
• Nederlandse samenvatting
• Dankwoord
• C.V.

Artikel 5. Indienen proefschrift

De administratief verantwoordelijke promotor vraagt om een examencommissie samen te stellen. De aanvraag gebeurt via het “Aanvraagformulier examencommissie doctoraat” (met link). Tevens wordt de datum van de vergadering van de examencommissie voor het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen in de aanvraag voorgesteld. De doctoraatsstudent dient de pdf-versie van het proefschrift in bij het decanaat. Vervolgens zal de faculteitsraad de voorgestelde examencommissie en de datum waarop deze de eerste keer zal samenkomen controleren en desgevallend goedkeuren. Nadien worden de doctoraatsstudent en de leden van de examencommissie hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.

In het geval er juridische bescherming van valoriseerbare onderzoeksresultaten is of nog in voorbereiding is, worden de nodige maatregelen genomen om de vertrouwelijke behandeling van het proefschrift door alle leden van de examencommissie te verzekeren. Hierbij dient advies ingewonnen te worden bij UGent Tech Transfer en/of bij een business developer van een Industrieel Onderzoeksfonds (IOF)-consortium. Ingeval de leden van de examencommissie werknemer zijn van de UGent, stelt de administratief verantwoordelijke promotor de leden schriftelijk in kennis van de vertrouwelijkheid van specifieke delen van het proefschrift. Ingeval de leden van de examencommissie geen werknemer zijn van de UGent, ziet de administratief verantwoordelijke promotor erop toe dat vooraleer het proefschrift wordt doorgestuurd naar het externe lid, met dit lid of een geaffilieerde organisatie een geheimhoudingsovereenkomst is afgesloten.

In het geval het proefschrift in aanmerking kan komen voor de prijs ‘Beste klinisch doctoraat’ of ‘Beste niet-klinisch doctoraat’, dient de administratief verantwoordelijke promotor het proefschrift voor te dragen op het ogenblik van het indienen ervan, en motiveert schriftelijk op het “Aanvraagformulier examencommissie doctoraat” waarop de voordracht gebaseerd is. Vermits enkel uitmuntend doctoraatsonderzoek in aanmerking komt, kan elke administratief verantwoordelijke promotor max. één kandidaat per academiejaar nomineren, en die minstens tot de top 10% van alle doctoraatsstudenten ooit hoort. Hierbij kunnen één of meerdere van volgende criteria gebruikt worden:

1.  Publicaties met uitstekende impact
2.  Bijzondere prijzen voor mondelinge en/of poster presentaties
3.  Octrooiaanvraag en/of valorisatie voortvloeiend uit het doctoraatsonderzoek
4.  Bijzondere maatschappelijke valorisatie
5.  Een ander argument dat wijst op het uitmuntend karakter van het doctoraatsonderzoek.

De voorzitter van de examencommissie bespreekt dit met de examencommissie tijdens de besloten en openbare verdediging. De examencommissie beslist om het doctoraat in aanmerking te laten komen voor de prijs van beste klinisch of niet-klinisch doctoraat van dat academiejaar, en geeft dit door aan de FCWO subcommissie “Doctoraten”. Deze subcommissie wordt hiervoor aangevuld met FCWO leden, zoals voorgesteld door FCWO. Vervolgens selecteert deze subcommissie op het einde van dat academiejaar één laureaat voor de prijs ‘Beste klinisch doctoraat’ en één laureaat voor de prijs ‘Beste niet-klinisch doctoraat’, en legt dit voorstel voor aan de leden van de FCWO. Tenslotte wordt de voordracht ter goedkeuring aan de Faculteitsraad voorgelegd. De prijsuitreiking vindt plaats tijdens het jaarlijks interfacultair ‘Research Day & Student Research Symposium’ dat georganiseerd wordt door de Commissies Wetenschappelijk Onderzoek en de studentenraden van de faculteiten Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen, Farmaceutische Wetenschappen en Diergeneeskunde:  (https://www.ugent.be/ge/nl/onderzoek/rd-srs.htm). Van de laureaten wordt verwacht dat zij een mondelinge presentatie geven tijdens dit symposium.

De samenstelling van de examencommissie volgt de officiële regels van het geldende onderwijs- en examenreglement ‘Doctoreren’ van de UGent. Als lid van deze examencommissie kunnen optreden:

• ZAP leden van de UGent
• andere personen al dan niet verbonden aan de UGent die een bijzondere vertrouwdheid hebben met het doctoraatsonderwerp.

Een bloed- of aanverwant tot en met de vierde graad van een doctoraatsstudent of van diens promotor, of een persoon die omwille van een persoonlijke betrokkenheid met een doctoraatsstudent of diens promotor onvoldoende garant kan staan voor een objectieve beoordeling van het proefschrift, kan geen deel uitmaken van de examencommissie. Relaties die ontstaan ingevolge wettelijk samenwonen worden met aanverwantschap gelijkgesteld. De examencommissie telt ten minste vijf en ten hoogste acht stemgerechtigde leden, met inbegrip van de voorzitter en de secretaris, en exclusief de promotoren. Bijkomend kunnen één of meerdere promotoren tot de examencommissie behoren, maar zij hebben geen stemrecht. Het is niet mogelijk andere leden aan de examencommissie toe te voegen. Vanaf de eerste bijeenkomst van de examencommissie kan de samenstelling van de examencommissie niet meer wijzigen, met uitzondering van het voorzitterschap. Wanneer de voorzitter verhinderd is, kan door de decaan een vervanger worden aangesteld. Bij de aanstelling van de stemgerechtigde leden wordt rekening gehouden met volgende bepalingen:

• ten minste twee stemgerechtigde leden behoren niet tot de Faculteit Diergeneeskunde, waarvan ten minste één lid niet tot de UGent;
•  ten minste 50% van de stemgerechtigde leden hebben in hun instelling het recht om als één van de promotoren van een doctoraat op te treden
• ten minste 50% van de stemgerechtigde leden hebben een voltijdse of deeltijdse benoeming of aanstelling aan de UGent of zijn postdoctoraal onderzoeker van het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek (FWO) met de UGent als onthaalinstelling. Gepensioneerde leden van het UGent ZAP die de toelating hebben gekregen om bepaalde activiteiten voor te zetten kunnen zetelen in een examencommissie.
• maximum 50% van de stemgerechtigde leden zijn lid van de doctoraatsbegeleidingscommissie of zijn coauteur van een publicatie of patent die (dat) een integraal deel uitmaakt van het proefschrift.

Bijkomend wordt voor interdisciplinaire doctoraten ook rekening gehouden met de volgende bepalingen:

• elke betrokken discipline is met minstens één stemgerechtigd lid vertegenwoordigd in de examencommissie
• ten minste twee stemgerechtigde leden behoren niet tot de enige betrokken of de hoofdfaculteit, waarvan ten minste één lid niet tot de UGent.

In het geval van een joint PhD met een gezamenlijke examencommissie geldt:

• De gezamenlijke examencommissie voor het doctoraatsexamen dient interuniversitair en bij voorkeur internationaal samengesteld te zijn en onder meer leden van alle partnerinstellingen te bevatten. Beide partnerinstellingen dienen bij voorkeur evenredig vertegenwoordigd te zijn in de examencommissie.
• Wanneer de partnerinstelling een andere universiteit van de Vlaamse Gemeenschap is, geldt dat voor de samenstelling van de gezamenlijke examencommissie de richtlijnen van de hoofdinstelling worden gevolgd na overleg tussen de promotoren van beide instellingen. De promotoren kunnen deel uitmaken van de gezamenlijke examencommissie, maar kunnen niet als voorzitter optreden. Indien de UGent optreedt als hoofdinstelling, dan hebben de promotoren ook geen stemrecht in de gezamenlijke examencommissie.
• Wanneer de partnerinstelling geen universiteit van de Vlaamse Gemeenschap is, geldt dat voor de samenstelling van de gezamenlijke examencommissie de regelgeving van alle partnerinstellingen wordt gevolgd. In geval van tegenstrijdige bepalingen tussen de reglementering van UGent en die van de partnerinstelling met betrekking tot de samenstelling en de taken van de examencommissie, wordt de regelgeving gevolgd van de partnerinstelling waar de openbare verdediging plaatsvindt. In die gevallen waar de gezamenlijke examencommissie afwijkt van de bepalingen uit het Onderwijs- en Examenreglement Doctoreren, gaat de faculteit na bij goedkeuring van de examencommissie als deel van de toelatingsprocedure tot het doctoraatsexamen of de examencommissie voldoende expertise en diversiteit heeft om de kandidaten te examineren.
• Bij voorkeur bevat de gezamenlijke examencommissie ten minste één extern lid (i.e. extern aan beide partnerinstellingen).

Het voorzitterschap van de examencommissie wordt waargenomen door de decaan of de tot het ZAP behorende afgevaardigde. Ook gepensioneerde leden van het ZAP die de toelating hebben verkregen om bepaalde activiteiten voort te zetten, kunnen door de decaan als voorzitter worden afgevaardigd. Het voorzitterschap van de examencommissie en het promotorschap over het proefschrift zijn onverenigbaar. De examencommissie wijst één van haar stemgerechtigde leden aan als secretaris, de promotoren kunnen geen secretaris zijn.

De taken van de examencommissie zijn:

• lezen van het proefschrift, beoordelen van de kwaliteit en maken van een verslag door alle stemgerechtigde leden (behalve de voorzitter). Dit gebeurt via het formulier “Form for the evaluation of the PhD thesis by the members of the Examination Board”. De verslagen dienen minimaal 10 dagen voor de bijeenkomst van de examencommissie voor het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen bezorgd te worden aan de administratie van het decanaat;
• toetsen van de kennis en competenties van de doctoraatsstudent, en deliberatie door de stemgerechtigde leden (zie art. 6 infra);
• Het nagaan, op grond van het verslag van de beoordelingscommissie en op grond van het resultaat van het doctoraatsexamen, of de kandidaat slaagt voor het doctoraatsexamen.
• indien van toepassing kunnen specifieke taken vastgelegd worden door de faculteitsraad, zoals bijvoorbeeld het beoordelen van bepaalde onderdelen van het proefschrift gelinkt aan de specifieke expertise van een lid.
• bijkomend voor interdisciplinaire doctoraten beoordeelt de examencommissie naast de kwaliteit ook het interdisciplinaire karakter van het proefschrift (op basis van de minimale criteria voor interdisciplinariteit). Hiervan wordt expliciet melding gemaakt in de individuele verslagen en in de verslagen over de beraadslagingen.

De administratie van het decanaat maakt alle verslagen aan alle leden van de examencommissie en aan de doctoraatsstudent over, en dit minimaal 4 dagen voor de bijeenkomst van de examencommissie voor het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen.

Artikel 6. Doctoraatsexamen

Het doctoraatsexamen bestaat uit twee delen:

- eerste gedeelte:

besloten verdediging, ten vroegste 30 en ten laatste 90 kalenderdagen na de aanstelling van de examencommissie (termijnen worden geschorst door recessen). Ten minste 60% van de stemgerechtigde leden van de examencommissie moet aanwezig zijn, eventueel via videoconferentie. Wanneer een lid van de examencommissie om eender welke reden niet meer kan deelnemen aan de beraadslaging/beoordeling of zich moet terugtrekken omwille van nieuw vastgestelde belangenvermenging, dan kan de examencommissie haar werk verder zetten zolang drie vijfde van de stemgerechtigde leden kunnen deelnemen aan de beraadslaging/beoordeling. De in de vergaderzaal aanwezige leden dienen de aanwezigheidslijst te ondertekenen. Voor leden die deelnemen via videoconferentie, dient dit vermeld te worden op de aanwezigheidslijst. De betrokken doctoraatsstudent moet fysiek aanwezig zijn voor ieder onderdeel van het doctoraatsexamen. Van deze bepaling kan uitzonderlijk worden afgeweken op basis van een omstandige motivering. De decaan beslist op basis van die motivering of de doctoraatsstudent de toelating krijgt om één of meerdere onderdelen van het doctoraatsexamen via videoconferentie af te leggen. Van deze bepaling kan eveneens worden afgeweken indien de kandidaat niet fysiek aanwezig kan zijn op een onderdeel van het doctoraatsexamen ingevolge een door de Rector vastgestelde algemene situatie van overmacht. In die gevallen waar het doctoraatsexamen geheel via videoconferentie plaatsvindt, geldt dat een publiek toegankelijke livestream moet worden voorzien om het publieke karakter van de openbare verdediging te vrijwaren.

De doctoraatsstudent wordt door de examencommissie gehoord gedurende maximaal één uur (in het Nederlands en/of Engels). Hierbij kunnen door de stemgerechtigde leden van de examencommissie vragen gesteld worden en opmerkingen gemaakt worden met betrekking tot de inhoudelijke aspecten of vormgeving van het proefschrift. De doctoraatsstudent beantwoordt de vragen, maar geeft geen mondelinge presentatie van het proefschrift.

De administratie van het decanaat maakt minimaal 4 dagen voor de eerste bijeenkomst van de examencommissie de verslagen over aan de doctoraatsstudent. De leden van de examencommissie worden maximaal gesensibiliseerd om binnen 10 dagen voor de eerste bijeenkomst van de examencommissie hun verslag te bezorgen. Indien de doctoraatsstudent niet tijdig alle verslagen ontvangt, kan de doctoraatsstudent aan de voorzitter van de examencommissie vragen om het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen uit te stellen. Indien de doctoraatsstudent in voorkomend geval niet om uitstel vraagt, gaat het eerste gedeelte van het doctoraatsexamen door op het voorziene tijdstip, zelfs wanneer één of meerdere verslag(en) ontbreekt (ontbreken). In dergelijk geval streeft de faculteit ernaar om de doctoraatsstudent de ontbrekende verslagen zo snel mogelijk te bezorgen na de eerste beoordeling. 

De stemgerechtigde leden van de examencommissie delibereren in afwezigheid van de doctoraatsstudent, en de deliberatie kan vier einduitspraken opleveren:

• toelating tot het tweede gedeelte van het examen. In dit geval gebeurt de openbare verdediging binnen de 60 kalenderdagen na de toelating, tenzij de doctoraatsstudent om uitstel verzoekt aan de faculteitsraad.
• toelating tot het tweede gedeelte van het examen mits kleine aanpassingen. In dit geval gebeurt de openbare verdediging binnen de 60 kalenderdagen na de toelating, tenzij de doctoraatsstudent om uitstel verzoekt aan de faculteitsraad.
• toelating tot het tweede gedeelte, mits het aanbrengen van meer uitgebreide correcties in het proefschrift. In dit geval gebeurt de openbare verdediging binnen een door de examencommissie opgelegde termijn, tenzij de doctoraatsstudent om uitstel verzoekt aan de faculteitsraad.
• geen toelating tot het tweede gedeelte van het examen.

De stemgerechtigde leden van de examencommissie beslissen met gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Ingeval van staking van stemmen na een eerste stemronde, wordt een tweede stembeurt gehouden. Indien er opnieuw staking van stemmen optreedt, wordt in het nadeel van de doctoraatsstudent beslist.
Indien kleine en/of meer uitgebreide correcties dienen te gebeuren, worden deze eerst door de promotor(en) gecontroleerd, daarna stuurt de doctoraatsstudent een aangepaste versie van het proefschrift (inclusief highlights en rebuttal letter) naar alle leden van de examencommissie. Dit gebeurt ten laatste één week voor de openbare verdediging, waarna de leden één tot twee dagen hebben om hun goedkeuring te geven. Indien de correcties niet worden aangebracht of niet voldoen aan de vooropgestelde vereisten, dan kan de examencommissie alsnog beslissen geen toelating tot het tweede gedeelte van het doctoraatsexamen te verlenen.

De examencommissie stelt in overleg met de promotor(en) vervolgens de datum en plaats voor het tweede gedeelte van het examen, de openbare verdediging, voor.

Na de vergadering wordt een deliberatieverslag (incl. de aanwezigheidslijst) opgemaakt door de secretaris waarin de deliberatiebeslissing duidelijk vermeld wordt. Alle leden van de examencommissie, doctoraatsstudent en administratie van het decanaat ontvangen dit deliberatieverslag.

 

- tweede gedeelte: openbare verdediging van het proefschrift

Als de doctoraatsstudent de toestemming heeft gekregen over te gaan tot het tweede gedeelte van het examen, de openbare verdediging, dient de doctoraatsstudent de uitnodiging tot de doctoraatsverdediging (op te stellen zoals voorbeeld op de facultaire website) uiterlijk twee werkdagen na de samenkomst van de examencommissie per email te sturen naar doctoraat.di@ugent.be. Het definitief gedrukte proefschrift en/of de pdf versie ervan wordt uiterlijk voor de openbare verdediging aan alle leden van de examencommissie overhandigd en/of doorgestuurd via email.

In het tweede examengedeelte verdedigt de doctoraatsstudent mondeling en in het openbaar het proefschrift voor de examencommissie. Ten minste 60% van de stemgerechtigde leden van de examencommissie moet aanwezig zijn, eventueel via videoconferentie. Voor leden die deelnemen via videoconferentie, dient dit vermeld te worden op de aanwezigheidslijst. De leden van de examencommissie ondertekenen de aanwezigheidslijst. De openbare verdediging bestaat uit twee gedeelten:

• mondelinge presentatie van het proefschrift, in het Nederlands en/of Engels. Dit duurt ongeveer 45 minuten.
• vraagstelling gedurende ongeveer 45 minuten, in het Nederlands en/of Engels.

De stemgerechtigde leden van de examencommissie delibereren onmiddellijk na de verdediging in geheime zitting over het geheel van het examen. De promotor(en) kunnen deze deliberatie als waarnemer(s) bijwonen. De stemgerechtigde leden beslissen met gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend, over het al dan niet toekennen van de academische graad van doctor. In geval van staking van stemmen na een eerste stemronde, wordt een tweede stembeurt gehouden. Indien er opnieuw staking van stemmen optreedt, wordt in het nadeel van de doctoraatsstudent beslist. De examenbeslissing wordt door de voorzitter onmiddellijk na de deliberatie publiek bekendgemaakt.

Een deliberatieverslag wordt opgemaakt door de secretaris waarin de examenbeslissing duidelijk vermeld wordt. De secretaris bezorgt het deliberatieverslag aan alle leden van de examencommissie en aan de administratie van het decanaat, samen met de aanwezigheidslijst.

Na de succesvolle openbare verdediging bezorgt de doctoraatsstudent de definitieve elektronische versie van het verdedigde doctoraatsproefschrift aan de universiteitsbibliotheek. Zonder afbreuk te doen aan de rechten van de auteur, de UGent of derden, maakt de universiteitsbibliotheek het doctoraatsproefschrift toegankelijk via het UGent open access-systeem. In voorkomend geval is deze publieke toegang onderworpen aan beperkingen op openbaarmaking zoals bij juridische bescherming van valoriseerbare onderzoeksresultaten, of bij contractuele geheimhoudingsverbintenissen waaraan de UGent is gebonden.

Artikel 7. Fraude en onregelmatigheden in het doctoraat en de doctoraatsopleiding

Indien fraude en/of onregelmatigheden in het doctoraat en/of de doctoraatsopleiding worden vastgesteld, dan wordt het reglement met betrekking tot de procedure voor onderzoek naar inbreuken op de wetenschappelijke integriteit gevolgd, conform het geldende onderwijs- en examenreglement ‘Doctoreren’ van de UGent.